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Headerbild Mittagsverpflegung

Mittagsverpflegung
Mensa-Profit-Check

120711 Mpc

Der Mensa-Profit-Check unterstützt Sie bei der Kostenkalkulation der Schulverpflegung. Er bietet eine Hinführung zur Gewinn- und Verlustrechnung sowie Möglichkeiten des Controllings.

Er wurde speziell für die Schulverpflegung entwickelt. Nutzen kann ihn jeder, der Zugriff auf Kostendaten und Einfluss auf die Gestaltung der Schulverpflegung hat. Der Mensa-Profit-Check hilft Ihnen, Ihr Angebot wirtschaftlicher zu gestalten. Auch ohne betriebswirtschaftliches Hintergrundwissen können Sie den MPC spielerisch leicht benutzen.

Einführung zum Mensa-Profit-Check

  • Der Mensa-Profit-Check bietet einen Einstieg in eine wirtschaftliche Betriebsführung.
  • Alle Kosten und Erträge kennen und zuordnen zu können, ist die Grundlage wirtschaftlichen Arbeitens.
  • Der Mensa-Profit-Check bietet eine Verhandlungsgrundlage gegenüber der Schulleitung, Lehrern, Schülern und Eltern.
  • Im Mensa-Profit-Check werden Daten aufbereitet, die auch für eine Essenspreiskalkulation weitergenutzt werden können.

Wie arbeite ich mit dem Mensa-Profit-Check?

  • Der Mensa-Profit-Check erfasst die momentane Situation Ihrer Schulverpflegung.
  • Alle Kosten- und Ertragsdaten müssen erfasst werden, um den Mensa-Profit-Check durchführen zu können. Je genauer und differenzierter die Daten vorliegen, desto genauer sind die Ergebnisse.
  • Unverzichtbare Daten sind mit einem roten Sternchen (*) gekennzeichnet. Weitere ergänzende Eingaben führen zu einem genaueren Ergebnis oder sind für das Benchmarking vorteilhaft.
  • Selbstständige Betreiber sollten ihren angestrebten Verdienst unter Personalkosten eintragen, um keine verzerrten Ergebnisse zu erhalten. Im Ergebnis schmälert das zwar Ihren Gewinn, aber die Kostenverteilung ist aussagekräftiger.
  • Die Ergebnisse sind nach Zwischenverpflegung und Mittagsverpflegung getrennt und für die Zeiträume
    • einer Woche (alle Daten werden für eine Woche angegeben und diese werden ausgewertet),
    • eines Monats (die Wochendaten werden mit 4,33 multipliziert; die Daten gelten nur für einen vollen Schulmonat ohne Ferien),
    • eines Jahres (die Wochendaten werden mit der Anzahl der Schulwochen multipliziert und die Kosten und Einnahmen, die in Ferien entstehen werden dazu addiert; zugrundegelegt ist der Bayerische Schulferienkalender) angegeben.
  • Da die Hochrechnung auf einen Monat und ein Jahr auf den Angaben einer Woche basiert, sollte darauf geachtet werden, die Daten einer repräsentativen Woche auszuwählen.
  • Der Mensa-Profit-Check dient auch der Erfolgskontrolle:
    • Folgen Sie zum Beispiel den Tipps der Optimierungsvorschläge und messen Sie anschließend den wirtschaftlichen Erfolg mithilfe des Mensa-Profit-Checks
    • Nach Durchführung des Mensa-Profit-Checks können Sie beim Benchmarking teilnehmen und sich mit anderen Schulen vergleichen.

Wie arbeite ich mit Kennzahlen?

  • Der Mensa-Profit-Check errechnet aus Ihren Daten Kennzahlen, nämlich die prozentuale Verteilung der Kosten, der Erträge, des Gewinns oder des Verlusts, der Personalkosten, der Wareneinsatzkosten, der Gemeinkosten und der sonstigen Kosten. Als weitere Kennzahl wird die Akzeptanzquote in % angegeben.
  • Alle Kennzahlen sind auf die Daten einer Woche bezogen.
  • Die Kennzahlen sind aufgeteilt nach gesamter Schulverpflegung, Mittagsverpflegung und Zwischenverpflegung.
  • Die prozentuale Verteilung der Kosten wird auch grafisch dargestellt, um die Ergebnisse auf einen Blick erfassen zu können.
  • Es sind Richtwerte für die Kostenverteilung angegeben in denen sich die Werte im Durchschnitt befinden. Das gibt Ihnen den Hinweis, ob Ihre Kostenverteilung mit dem Durchschnitt ungefähr übereinstimmt.
  • „Kennzahlen verdichten umfangreiche Daten auf eine überschaubare Anzahl aussagekräftiger Schlüsselinformationen“. Sie dienen dem schnellen Überblicken der Ist-Situation und dem Erkennen von Veränderungen über gewisse Zeiträume. Anhand von Kennzahlen kann man messbare Ziele definieren und deren Erreichen kontrollieren.

Erforderliche Schritte beim Arbeiten mit Kennzahlen:

    Schritt 1:

    • Vergleichen Sie die Kennzahlen der beiden Verpflegungsformen Zwischen- und Mittagsverpflegung. Finden Sie so deren Stärken und Schwächen heraus. Es ist vollkommen normal, dass Mittagsverpflegung mehr Kosten verursacht, aber weniger Ertrag einbringt als die Zwischenverpflegung. Wenn die Mittagsverpflegung jedoch Verlust einfährt und dieser vom Gewinn der Zwischenverpflegung ausgeglichen wird, ist es höchste Zeit etwas zu unternehmen.

    Schritt 2:

    • Setzen Sie sich Ziele!
      Zum Beispiel haben Sie das Ziel die Gesamtgemeinkosten um 5 % in den nächsten drei Monaten zu senken oder die Akzeptanzquote der Mittagsverpflegung in den nächsten zwei Monaten um 10 % zu steigern und somit den Gewinn um 4% zu erhöhen.
      Wichtig bei der Zieldefinition: Setzen Sie konkrete, messbare Ziele und bestimmen Sie einen Zeitraum in dem die Ziele umgesetzt werden müssen.

    Schritt 3:

    • Maßnahmen planen!
      Legen Sie gezielte Maßnahmen fest, um die konkreten Ziele zu erreichen. Anregungen zur wirtschaftlichen Gestaltung Ihrer Schulverpflegung sind in den entsprechenden Fachinformationen beschrieben.

    Schritt 4:

    • Zielerreichung kontrollieren!
      Führen Sie den Mensa-Profit-Check in regelmäßigen Abständen durch, um anhand der Kennzahlen zu kontrollieren ob Sie sich auf dem richtigen Weg befinden und ob Sie nach Ablauf der gesetzten Frist Ihr Ziel wirklich erreicht haben. Sollte das nicht der Fall sein, sollten Sie die geplanten Maßnahmen noch einmal überdenken.

    Wichtig bei der Kontrolle ist, dass man immer alle Kennzahlen im Blick hat. Ihr Ziel ist nicht erreicht, wenn die Akzeptanzquote um 10% gestiegen ist, aber der Verlust der Mittagsverpflegung immer größer wird. Das eigentliche Ziel der Akzeptanzsteigerung ist die Gewinnerhöhung bzw. Schmälerung des Verlusts.
    Vorsicht! Die errechneten Kostenkennzahlen des Mensa-Profit-Checks sind in Prozentwerten an den Gesamtkosten angegeben. Wenn Sie zum Beispiel nur Personalkosten einsparen, wird die Kennzahl Personalkosten sinken, die anderen Kostenkennzahlen werden jedoch prozentual steigen. Werden alle Kostenarten ungefähr im selben Umfang reduziert, werden die prozentualen Kennzahlen ungefähr gleich bleiben. Lassen Sie sich davon nicht irritieren. Betrachten Sie die Kennzahlen immer auch im Zusammenhang mit den Gesamtkosten und –erlösen.
    Sollten Sie mit prozentualen Kennzahlen nicht zurechtkommen, können Sie jederzeit selbst auf der Datengrundlage des Mensa-Profit-Checks andere Kennzahlen errechnen. Diese könnten sich dann auf einen absoluten Wert beziehen, zum Beispiel auf ein Menü.

    Wie oft sollte ich den Mensa-Profit-Check durchführen?

    • in regelmäßigen Abständen (im Idealfall jede Woche oder alle 2-4 Wochen oder mindestens 2-3 mal im Jahr),
    • nach Bedarf,
    • nach Veränderungen der Verpflegungsbedingungen, um Fortschritte messen zu können.

    DOWNLOAD

    Hier erhalten Sie den Mensa-Profit-Check als "Download". Der MPC wird Ihnen kostenfrei zur Verfügung gestellt. (Software-Voraussetzung: Excel 2007/2010)

    Hier finden Sie zwei Beispielrechnungen mit dem Mensa-Profit-Check.